Le cycle d’agrément
Les unités universitaires de développement professionnel continu (DPC) sont examinées tous les huit ans. Le processus d’agrément comprend:
- une visite d’agrément complète à l’année 0 (normalement virtuelle)
- un plan d’action pour toutes les normes non conformes (NC) dans les 12 mois suivant la visite complète
- un rapport d’état au terme de 24 mois et, le cas échéant, au terme de 48 et 72 mois, pour les normes partiellement conformes (PC) ou NC
- une vérification de l’activité au terme de 48 mois, exigée de toutes les unités de DPC établies dans les universités et, le cas échéant, au terme des 24 et 72 mois, si elles sont jugées partiellement conformes (PC) ou non conformes à la norme 3.2.
- une évaluation interne de la qualité (EIQ) au terme des 48 mois, qui est exigée de toutes les unités de DPC établies dans les universités;
- la prochaine visite d’agrément complète au bout de 96 mois.
Le CAÉMC peut exiger des activités de suivi supplémentaires après l’examen des documents soumis dans le cadre de la procédure d’agrément normale. Cela peut entraîner une visite d’agrément limitée ou complète si le CAÉMC détermine que l’unité DPC n’est pas en conformité avec toutes les normes d’agrément.
Avant la visite d’agrément
Le rapport sur l’instrument de collecte des données (ICD) :
En répondant aux questions, les personnes qui rédigent le rapport sont encouragées à fournir une réponse sommaire d’un à deux paragraphes aux questions avec quelques informations d’accompagnement (limitées), si nécessaire, pour illustrer la manière dont l’élément est traité dans leur unité. Par exemple, la référence à un plan d’affaires/stratégique est un moyen satisfaisant de fournir la déclaration de mission, les objectifs de l’unité, l’organigramme, les états financiers, etc.
Les écoles visitées doivent soumettre leurs documents de pré-visite directement aux membres de l’équipe de visite et au secrétariat du CAÉMC. En outre, l’école doit conserver une copie dans son bureau.
Des exemples choisis du matériel demandé (brochures, procès-verbaux, rapports de cours, etc.) doivent être envoyés à l’équipe de visite plutôt que des copies exhaustives. D’autres exemples doivent être disponibles pour inspection au moment de la visite d’agrément.
L’équipe de visite d’agrément
Le secrétariat du CAÉMC désignera deux membres de l’équipe de visite qui recevront le rapport de l’ICD au moins huit semaines avant la visite. Les membres de l’équipe de visite sont sélectionnés en fonction de leur formation et de leur expérience en matière de ÉMC et d’enseignement médical.
La visite d’agrément se déroule sur deux jours. Pendant cette période, l’équipe de visite rencontre des personnes de la faculté de médecine ou de sciences de la santé (y compris le doyen), de l’unité de DPC/ÉMC, ainsi que des hôpitaux et des communautés concernés, qui jouent un rôle pertinent en tant que parties prenantes. Les membres de l’équipe de visite recueillent l’informations décrite dans chaque norme.
Le rapport de visite d’agrément
Suivant la fin de la visite, les membres de l’équipe d’agrément soumettent au secrétariat du CAÉMC un rapport fondé sur l’information évaluée ainsi que la note qu’ils recommandent pour chaque norme en fonction des critères d’évaluation précisés. Le rapport de l’examen d’agrément sera présenté et discuté lors de la prochaine réunion prévue du CAÉMC, et une décision concernant la conformité à chaque norme et le statut d’agrément global sera dûment prise.
Décisions d’agrément
Le CAÉMC fonde sa décision d’agréement sur le rapport de visite d’agrément. En temps normal, le CAÉMC n’examine aucun des documents primaires soumis par les bureaux de ÉMC/DPC – il n’examine que le rapport de la visite d’agrément. Il est à noter que les décisions finales en matière d’agrément relèvent de la seule responsabilité du CAÉMC. Les membres de l’équipe de visite sont explicitement invités à s’abstenir de formuler des recommandations.
